Vaxtın idarə olunması biznesdə ən çox danışılan mövzulardandır. Səbəbsiz də deyil. Vaxt – ən dəyərli resursdur:
Vaxt puldur.
Vaxt məhduddur.
Hər bir işin vaxt məhdudiyyəti var.
Vaxt bizi gözləmir.
Vaxtın daha səmərəli idarə olunmasına tələbat da elə burdan yaranır. O şey ki hamıya gün ərzində eyni qədər verilir, dəyişə bilmirik, artıra bilmirik, bu zaman onun daha səmərəli idarə olunması söhbət mövzusu olur.
Vaxtın səmərəli idarə olunması o demək deyil ki, sənin üzərində olan işləri vaxtında çatdırasan. O deməkdir ki, sənin sərəncamında olan vaxtı daha səmərəli istifadə edəsən. Burada səmərəliliyin kriteriyaları hədəflərə uyğun olaraq müxtəlif ola bilər: daha vacib işlər, daha sərfəli işlər, daha gəlirli işlər, daha az xərcli işlər və s.
Hər hansı işin görülməsi həmin vaxt üçün görmədiyin bütün işlərdən imtina etmək deməkdir. Buna dəyərmi? Doğrudanmı bu vaxtı daha yaxşı istifadə etmək olmazdı? Bunu nəzərə almaq lazımdır.
Biznesdə vaxtın daha düzgün idarə olunması üçün işlərə prioritetlər üzrə baxmaq lazımdır. Asan işləri deyil, vacib işləri əvvələ salmaq lazımdır. Hətta əgər həmin işi qısa müddətdə qurtarmaq mümkün deyilsə də. Çünki iş başlanılıbsa, sonra o işə qayıtmaq ehtimalı daha yüksəkdir, nəinki ümid edəsən ki, asan işləri qurtarandan sonra çətin işə qayıdacaqsan.
İnformasiya texnologiyalarının işimizi asanlaşdırdığı, vaxtımıza qənaət etdiyi ortadadır. Amma bir maraqlı təzad da var ki, əslində vaxta qənaət etmək, işləri avtomatlaşdırmaq üçün meydana gəlmiş informasiya texnologiyaları özü ilə bir sıra “işlər” gətirib. Buraya sosial şəbəkələrdən, ani mesaj alətlərindən (Skype, G-Talk, MSN və s.) qeyri-səmərəli istifadəni aid etmək olar. Əlbəttə, bu səmərəsiz məşğuliyyətlərdən xilas olmaq hər bir insanın özündən asılıdır.
Vaxt menecmentinə təsir edən digər amillərdən biri hədəflərin nə dərəcədə real qoyulmasıdır. Yəni, vaxtın “qədrini bilmək” lazımdır, real işlərlə məşğul olunmalı, boş yerə vaxt korlanmamalıdır. Digər tərəfdən, işçilər o zaman həvəslə işləyir ki, işin son nəticəsinə inansın. İşçilərin “Heç mən də inanmıram bir şey alınsın, tapşırıblar, məndən nə gedir ki?” yanaşması mənfi atmosfer yaradır, işin effektivliyini də azaldır.
Vaxtın səmərəli istifadəsində işlərin effektiv deleqasiyasının da rolu böyükdür. Deleqasiya dedikdə, işlərin daha aşağı vəzifələrə ötürülməsi, menecerin daha çox nəzarət və koordinasiyaya vaxt ayırmasıdır.
İnformasiyanın idarə olunması (saxlanılması, yönəldilməsi və s.) nə qədər düzgün təşkil olunarsa, vaxtın idarə olunmasına müsbət təsir göstərər. Məsələn, gələn elektron poçtların düzgün qruplaşdırılması, müvafiq qovluqlara qoyulması və s. İnformasiya o zaman dəyərlidir ki, lazım olanda tapa biləsən.
E-maillərlə bağlı digər məqam da odur ki, bütün e-mailləri daxil olan kimi cavablandırmağa çalışmaq insanı işdən ayıran səbəblərdən biridir. Bunu qrafikə salmaq daha məqsədəuyğundur. Məsələn, 2 saatdan bir yoxlamaq.
Vaxtın idarəçiliyində işə münasibətin də rolu böyükdür. Məsələn, bəzən şikayətlənirlər ki, çətini işi başlamaqdır. Deməli, başlamağı asan etmək lazımdır.
Bundan başqa, etik tərəfi gözləmək şərtilə “yox deməyi” bacarmaq lazımdır. Burada o nəzərdə tutulur ki, hər görüş təklif edənlə görüşmək, bütün tədbirlərdə iştirak etməyə çalışmaq heç də ən uyğun hal sayılmır.
